Nieuws

• jan 06

  Licenties, hoe legaal bent u bezig?

Het is een punt waar wij regelmatig tegenaan lopen: bedrijven en instellingen die hun softwarelicenties niet goed op orde hebben. Soms bewust in verband met de soms pittige licentiekosten, soms per ongeluk en soms omdat men (ten onrechte) denkt dat men volledig gedekt is, terwijl dit soms toch niet zo is. Tijd voor wat tekst en uitleg. Aangezien het vaak Microsoft licenties betreft richt ik me in dit artikel hierop.

Wat is eigenlijk een softwarelicentie? Het principe is eenvoudig: met een licentie verkrijgt u het recht om het intellectueel eigendom van iemand anders te mogen gebruiken. Dit vertaalt zich in het geval van een softwarelicentie naar het recht om software te mogen gebruiken die eigendom is van de softwarefabrikant.

Oftewel, met een licentie koopt (of huurt) u het recht om gebruik te mogen maken van de betreffende software. Het is dus niet afdoende om het CD'tje met Office naast de computer te hebben liggen, het gaat erom dat u een licentie bezit om Office te mogen gebruiken.

Microsoft heeft diverse licentiestructuren. Het voert te ver om ze allemaal uit te leggen maar de belangrijkste 3 licht ik hierna toe. De meeste MKB bedrijven hebben te maken met OEM licenties, Retail licenties of OpenLicense/Volume License licenties. In het onderwijs werkt het anders, zij maken meestal gebruik van specifieke onderwijslicenties. Dit zijn volumelicenties met een zeer gunstige prijsstelling. Dit principe laat ik in dit verhaal verder buiten beschouwing.

OEM

OEM staat voor Original Equipment Manufacturer. OEM licenties zijn licenties die alléén geleverd mogen worden bij de aanschaf van nieuwe apparatuur. Het grote voordeel van OEM licenties is dat ze prijstechnisch zeer gunstig geprijsd zijn. Ze mogen echter niet achteraf worden geleverd. Heb je Office nodig en bezit je reeds de PC of laptop waar het op geinstalleerd dient te worden? Dan mag er geen OEM licentie gebruikt worden.  Een OEM licentie is gebonden aan een nieuw en specifiek apparaat (PC, laptop, server...) en mag dus niet elders geinstalleerd worden.

Retail

Retail licenties zijn niet gebonden aan een specifiek apparaat. Tevens mogen deze ook later verplaatst worden naar een ander apparaat. Zo mag een retail Office licentie meeverhuizen van een oude naar een nieuwe PC. Retail licenties kunnen dus ook zonder problemen later aangeschaft worden. Het grootste nadeel is dat ze duurder zijn dan OEM licenties.

Open License

Open License is bedoeld voor grotere organisaties. Hiermee is het mogelijk om op grotere schaal  softwarelicenties in te kopen. In sommige gevallen is het noodzakelijk om gebruik te maken van een Open License. Bijvoorbeeld bij het gebruik van een Terminal Server, om op afstand te kunnen werken. Gebruikt u hier MS Office op (Word, Excel, Outlook...), dan is het verplicht om voor deze Office licentie een Open License af te sluiten. De enige andere mogelijkheid is het gebruik van Software Assurance. Heeft u 10 Office gebruikers, dan is er een Open License voor 10 gebruikers noodzakelijk. Op een Terminal Server mag dus géén gebruik worden gemaakt van een OEM licentie Office.  De eerder genoemde Software Assurance is dus het enige alternatief. Hierbij huurt de klant feitelijk het recht op het gebruik van de software. Het voordeel hiervan is dat tussentijdse updates en nieuwere versies van de software ook kostenloos kunnen worden gebruikt. Het nadeel is dat Software Assurance prijstechnisch vaak aanzienlijk duurder is.

Controle

Ik heb uitgelegd welke licenties voornamelijk voorkomen binnen het MKB. Maar hoe controleer je nu of je inderdaad over geldige licenties beschikt?

We beginnen met Windows. Heb je een PC of laptop met daarop Windows geinstalleerd, dan dient er een Microsoft licentiesticker op te zitten welke voorzien is van een code van 25 tekens (5 blokjes van 5 tekens). Bij PC’s en laptops is dit bijna altijd een OEM code, aangezien deze licentie is meegeleverd bij de PC / laptop.

Bij een server werkt het net zo. Draait er bijvoorbeeld Windows Server 2003, 2008 of Small Business Server als besturingssysteem op een server, dan dient er een Microsoft sticker op de kast te zitten met daarop de naam van het geïnstalleerde besturingssysteem plus een licentiecode.

Heeft u ook Office op uw PC of laptop, dan dient daar een fysieke licentie voor aanwezig te zijn. Bij OEM licenties is dit meestal een CD met hoesje en Microsoft sticker erop. De sticker is feitelijk de licentie. Heeft u wel een CD maar geen sticker, dan heeft u ook geen licentie. Bij retail werkt het feitelijk net zo met het verschil dat retailversies meestal in een mooi doosje zitten. Daar zit een sticker in met daarop een licentiecode. Ook hier geldt weer dat de sticker de licentie is.

Resumé: heeft u 8 laptops en 2 PC’s in uw organisatie en allen maken gebruik van Office, dan is het noodzakelijk om minimaal 10 licenties Office te bezitten. Dit kunnen zowel OEM’s zijn, retailversies of een mix daarvan. Verder is elk systeem voorzien van een Windows licentiesticker (indien u gebruik maakt van Windows op elk apparaat).

Bij servers kan het iets complexer zijn. Werkt u met 15 gebruikers op de server, dan is het nodig om naast de licentie voor het besturingssysteem ook 15 Client Access Licenses (CAL) te bezitten. Gebruikt u Office op een Terminal Server, dan heeft u daar, zoals eerder verteld, een Open License voor nodig. Hiervan volgt een licentievoucher wat u dient te bewaren. Dat voucher is de feitelijke licentie.

Waarom gebruik maken van geldige licenties?

Het gebruik van illegale software is verboden. Een instantie die hierop controleert en toeziet is de BSA (www.bsa.org). Zij kunnen controles uitvoeren bij uw bedrijf. Treffen zij illegale software aan, dan resulteert dit in een boete. Deze boetes zijn fors, meestal enkele malen de waarde van de betreffende licentie(s).  Verder is het met de nieuwste versies van Windows en Office steeds lastiger om gebruik te blijven maken van illegale versies. Door middel van ‘product-activatie’ dient deze software geregistreerd te worden bij Microsoft. Dit geeft bij niet legale software problemen. Verder is het vaak lastig of niet mogelijk om tussentijdse updates te installeren. Ook dan wordt er gecontroleerd op de geldigheid en legaliteit van de software.

In 2006 was de gemiddelde boete bij bedrijven die zijn betrapt op het gebruik van illegale software € 36.000,-.  Het moge duidelijk zijn dat wij voorstander zijn van het gebruik van legale software.

Verder advies of informatie nodig? Neem gerust contact met ons op.

Wouter Jorritsma