Wel eens van de term ‘clickbait’ gehoord? Dit houdt in dat je een suggestieve of aandachttrekkende titel gebruikt om lezers te overtuigen erop te klikken. Dat genereert weer inkomsten door het vertonen van banners ed. Nu zul je hier geen banners aantreffen en ik verdien geen euro extra met deze blog maar ik kan me voorstellen dat deze titel ietwat dramatisch overkomt.
Toch geloof ik er heilig in. Wat is de ergste functie van mijn iPhone 6? Dat is de push-mail functie. Push-mail, wat is dat? Push-mail is een instelling waarmee je e-mail ‘realtime’ (direct) binnenkomt op je telefoon. Je telefoon checkt dus continue of er nieuwe mail is. Zo ja, dan wordt deze direct binnengehaald en krijg je daar gelijk een melding van.
Concentratiekiller
Tot een jaar of wat terug dacht ik: handig! Gelijk zien of er nieuwe mail is. Inmiddels weet ik wel beter. Push-mail is namelijk de grootste concentratiekiller op je werk. Wij mensen zijn niet gemaakt om te multitasken. We denken misschien van wel maar we kunnen echt geen twee dingen tegelijkertijd doen. Het is bewezen dat de ‘concentratieboog’ steeds kleiner wordt. Oftewel, het is steeds moeilijker om je te focussen ergens op en deze focus vast te houden, dit vanwege allerlei afleidende factoren. Wat is dus belangrijk als je ergens mee bezig bent? Juist, geen afleiding. En wat is de nummer 1 afleider tegenwoordig? Die smartphone. Pling, een Whatsapp. Pling, een nieuwe mail. En weg concentratie, welkom afleiding en dag productiviteit. Wist je dat het zo’n 20 minuten duurt voordat je weer in je concentratieflow zit nadat je bent afgeleid?
Dit principe gaat niet alleen op binnen werktijd, ook daarbuiten. Wat is de meerwaarde van het binnenhalen van zakelijke e-mail op je vrije avond? Waarom zou je op dat moment die informatie willen weten, over dat project of dat probleem, als je er toch niets aan kunt veranderen op dat moment. Ik ken mezelf, ik ga er op dat moment toch weer over nadenken. En als ik over die e-mail nadenk, dan ben ik dus stiekem alweer half aan het werk terwijl ik me vooraf voorgenomen had om een vrije avond te besteden aan mijn gezin.
Pushmail zorgt er dus voor dat de telefoon de baas wordt over jouw leven terwijl jij de baas zou moeten zijn over die smartphone.
Met mate, jij bent de baas
E-mail is dus een concentratiekiller van jewelste. Om te voorkomen dat het je aandacht continue opslokt raad ik je heel sterk aan om met mate je e-mail te checken. Het heeft geen meerwaarde om dit op je vrije avond te doen als je er toch pas de volgende dag iets aan kunt doen. Het heeft ook geen zin om je e-mailprogramma open te laten staan terwijl je tegelijkertijd bezig bent die offerte te schrijven. Denk je dat ik mijn e-mailapplicatie aan had staan terwijl ik dit weblog heb getikt? No way. Dan zou ik er 3 keer zo lang over doen.
Hoe ik het doe
Ik check tegenwoordig dus slechts enkele malen tijdens mijn werkdag mijn e-mail en onderneem dan actie op deze mails. Het is vaak totaal niet nodig om altijd binnen 5 of 10 minuten te reageren, al denken we dat van wel. Ik weet zeker dat de meeste mensen die mij mailen niet eens merken dat ik slechts om de 2 uur mijn mail controleer en pas dan reageer. Tijdens vakanties check ik mijn zakelijke mail helemaal niet meer. Tijdens m’n afgelopen zomervakantie (3 weken door Engeland en Frankrijk zwervend) had ik mijn mailaccount niet eens ingesteld op mijn iPhone, ik kon m’n mail dus niet eens gemakkelijk controleren. Ook daar geldt: wat is de meerwaarde van het lezen van e-mail als ik er op dat moment toch niets aan kan doen? Daarvoor hebben ze de ‘autoresponder’ uitgevonden om de buitenwereld te laten weten dat je tijdelijk onbereikbaar bent en je collega’s het prima kunnen afhandelen.
No-go
Pushmail is dus een verboden functie bij mij. Overigens kun je ook instellen dat je mail niet direct maar bijvoorbeeld om het half uur automatisch wordt binnengehaald. Ook die functie staat bij mij uit. Ik bepaal wanneer ik mijn e-mail wil zien, mijn iPhone bepaalt dat niet voor mij. Overigens geldt dit hele verhaal ook voor andere communicatietooltjes die we tegenwoordig gebruiken zoals Whatsapp, Telegram, iMessage, Facebook, SMS enzovoorts. Lekker de meldingen en geluidjes uitzetten als je een nieuw bericht ontvangt. Als dat je te ver gaat, zet dan je telefoon tijdelijk op vliegtuigmodus als je geconcentreerd aan het werk bent en zet je Outlook of andere e-mailclient uit. Zorg dat je zelf het roer weer in handen neemt. Dat het technische perfect mogelijk is om altijd direct berichten binnen te krijgen wil niet zeggen dat je het ook moet doen. Het is niet voor niets dat Volkswagen de e-mailservers dichtzet buiten werktijden, om te voorkomen dat medewerkers ook de hele avond semi aan het werk zijn. Een stukje zelfbescherming die je jezelf ook kunt opleggen. Je zult zien dat je focus en productiviteit met sprongen vooruit gaat.
