Efficient omgaan met e-mail

Het e-mail spook, wie kent het niet? De dagelijkse stroom van e-mails kost elke werkdag weer veel tijd om te verwerken. Als ICT bedrijf hebben wij uiteraard ook te maken met tientallen nieuwe mails per dag. Al deze mails hebben aandacht nodig, sommige meer en sommige wat minder. Hoe ga je hier efficiënt mee om en zorg je ervoor dat je geen slaaf wordt van deze tijdrovende klus? Het begint met structuur aan te brengen. Hier enkele tips:

1) Deel je mailbox anders in. Velen kennen het gebruik van submappen in hun Postvak IN. Deze kun je ook uitstekend gebruiken om gestructureerd je mail in te delen. Ikzelf gebruik de volgende indeling in mijn Postvak IN:

  • Actie
  • Afwachten
  • Archief
  • Lezen / beoordelen
  • Ooit / misschien

De ‘Actie’ map is bedoeld voor e-mails waar ik iets mee moet doen. Een reactie, een offerte maken, intern iets overleggen enzovoorts. Check deze map dagelijks zodat je precies weet wat je nog moet doen.

De ‘Afwachten’ map is bedoeld voor mails waar je nog reactie op zou moeten krijgen. Hetzij van een collega, hetzij van een leverancier, hetzij van een klant. Check deze map eens per dag en stuur een follow up mail als het te lang duurt.

De ‘Archief’ map is voor e-mail waar ik niets meer mee hoef te doen. Ik kan de mails uiteraard nog wel raadplegen.

De ‘Lezen / beoordelen’ map is voor mails die ik op een rustig moment wil nalezen, bijvoorbeeld informatie over een nieuw product. Deze map check ik wekelijks.

De ‘Ooit / misschien’ map is voor zaken die nu geen prioriteit hebben maar in de toekomst wellicht van nut kunnen zijn. Ik check deze map hooguit eens per 2 weken.

2) Wat in mijn geval uitstekend werkt is het leeghouden van mijn Postvak IN. Al mijn mail staat ingedeeld in 1 van de bovenstaande mappen. Een paar keer per dag (zie punt 3) kijk ik wat erin mijn Postvak IN terecht is gekomen. Per mail maak ik dan gelijk een beslissing wat ermee moet gebeuren. Moet ik een reactie geven? Dan sleep ik de mail naar ‘Actie’. Hoef ik er niets mee te doen? Dan kan deze gelijk naar ‘Archief’.

3) Als je wordt afgeleid van de popups van je mailprogramma, schakel deze dan uit. Elke keer een popup scherm dat je nieuwe mail hebt ontvangen leidt je erg af van de werkzaamheden waar je op dat moment mee bezig was. Beter is om het om enkele vaste momenten per dag te prikken voor de behandeling van je e-mail.

Bovenstaande simpele tips zorgen ervoor dat je altijd een opgeruimde Postvak IN hebt terwijl je door de submappen perfect inzichtelijk hebt wat je nog moet doen. En overzicht zorgt voor rust, onthouden dat je nog een reactie moest geven op een belangrijke mail is hiermee niet meer nodig. Deze staat gewoon in je Actie map.

Probeer het maar eens uit, succes! En voor degenen die meer willen weten over dit onderwerp raad ik aan om eens te Googlen op GTD (Getting Things Done), een tijdmanagementprincipe om efficient en met minder stress je werk te kunnen uitvoeren.

Door Wouter op maandag 7 oktober 2013