Iedere organisatie verdient een programmeur

Als je de trendwatchers mag geloven (en dat doe ik in veel gevallen ook wel), dan gaan er de komende jaren tot de komende tientallen jaren veel beroepen verdwijnen. Dit omdat hun functie overbodig is geworden. Dit heeft globaal gezien drie redenen: vanwege veranderende behoeftes, vanwege het uitbesteden naar goedkopere lagelonenlanden of vanwege automatisering.

Efficiëncy

Op de eerste twee gebieden ben ik geen specialist, van het laatste wel. Als ondernemer ben ik altijd gefocust op efficiëncy. Oftewel, hoe kunnen we met minder meer doen. Dat is niet eens altijd een keuze maar tegenwoordig ook juist een must. In deze tijd met felle concurrentie is het noodzakelijk dat je je kosten laag houdt en je marges gezond.

Als ik kijk naar ons eigen organisatie Freez.it, dan hebben wij veel winst gehaald uit onze software. De software waarmee wij dagelijks werken vormt de kern van ons bedrijf. Bijna alle processen die wij intern voeren worden via deze software uitgevoerd. Gaat het hier fout, dan gaat het met Freez.it fout. Gaat het hier goed, dan gaat het over het algemeen ook met Freez.it goed. Goede software is dus van enorm belang bij moderne organisaties.

Keuzes

Bij de keuze voor de juiste software kun je globaal kiezen voor standaard software en maatwerk software. Over deze keuze heb ik in een ouder blog al eens geschreven. Beide hebben zo hun voors en tegens. Bij Freez.it hebben we onze software zelf ontwikkeld maar dat hoeft niet te betekenen dat dit voor jouw organisatie ook de beste keuze is.

Data van de ene plek naar de andere plek

Maar of je nu kiest voor standaard software of voor maatwerk, je gaat altijd ergens tegen de grenzen van je software aanlopen. Dit is het beste te visualiseren door te kijken naar de functionaliteit. Stel dat je een projectbeheersysteem gebruikt. Maar zodra dit project gereed is, hoe verstuur je dan de factuur? OK, misschien zit er in jouw projectbeheersoftware ook een facturatiemodule. Misschien zelfs wel een offertemodule om voorafgaande het project een goede offerte uit te kunnen brengen. Maar zodra die factuur verstuurd is, dan moet deze ook ingeboekt worden in je boekhouding. En zeer waarschijnlijk zit jouw boekhouding niet in hetzelfde softwarepakket als waar je je projecten en facturen mee beheert. Nagenoeg geen enkel softwarepakket is volledig allesomvattend, je zult verschillende tools blijven gebruiken voor verschillende handelingen.

Waar het in dit blog dus om gaat is hoe je de data (de factuur) van pakket 1 (je projectbeheersoftware) naar pakket 2 (je boekhoudpakket) krijgt.

Handmatig werk

Bij verreweg de meeste ondernemers is deze vertaalslag simpel: er zit een dame of meneer die dit handmatig inboekt. Daar hoeft niets mis mee te zijn. Het kan zelfs voordelen hebben zoals bijvoorbeeld een extra controleslag voordat facturen de boekhouding in verdwijnen. Maar het is de vraag of het qua tijd en dus qua geld altijd de meest efficiënte werkwijze is. Even heel cru gezegd: feitelijk is de belangrijkste handeling niets anders dan het herhaaldelijk verplaatsen van digitale informatie van plek A naar plek B. En als ik zulke dingen zie als IT'er, dan denk ik gelijk in manieren om dat soort zaken te automatiseren.

Enkele voorbeelden

Ik zal je een ander voorbeeld geven. Zoals je misschien weet leveren wij VoIP telefonie, één van onze mooiste diensten. In een online omgeving kunnen wij precies zien hoeveel belkosten en telefonie-opties een klant in de afgelopen maand heeft gebruikt. Elke eerste van de maand dient er van deze gegevens een factuur te worden gemaakt. Wij factureren echter via een ander stukje software. Dus: hoe krijgen we de data van plek 1 foutloos en snel naar plek 2.

Tot nog niet zo lang geleden deden we dat zoals veel ondernemers dat doen: met de hand. Dit kostte ons elke maand ongeveer twee uur werk. Dat is niet wereldschokkend veel tijd maar het kan natuurlijk wel veel sneller. Ik heb dus enige tijd geleden de programmeur gevraagd om deze vertaalslag te automatiseren. In de telefonie-omgeving exporteren we de gegevens naar een zogenaamd CSV bestand. Deze kunnen we met een handig stukje software gelijk weer importeren naar onze facturatiesoftware en met een druk op de knop rollen de facturen er (digitaal natuurlijk) uit.

Totale handeling: ongeveer 2 minuten. Dus van 120 minuten naar 2 minuten voor een herhalende handeling. Dat is efficiëncy, dat is directe tijdwinst.

Een ander voorbeeld: toen Arnout en ik in 2006 met Freez.it zijn gestart deed Arnout alle facturatie zelf. Dat was ook niet zo'n klus want in de begintijd stelde dit niet veel voor qua aantallen facturen. :) We zijn nu ruim 9 jaar verder, Freez.it is gegroeid van 2 man naar zo'n 15 man maar Arnout doet nog steeds de facturatie alleen. De aantallen facturen zijn enorm gestegen maar we hebben het hele proces daarvoor verregaand geautomatiseerd waardoor het niet veel tijd kost om na een afgerond project een factuur te versturen. De foutmarge is zelfs afgenomen door de automatisering. Natuurlijk is dit niet een proces wat je in 2 weken opzet, we zijn daar al jaren mee bezig. En de programmeur betalen kost ook gewoon geld. Maar het alternatief zou zijn geweest dat er inmiddels 1 of 2 administratieve dames of heren bij ons op kantoor zouden zitten om al die repeterende handelingen uit te voeren. En dan is de rekensom voor ons gemakkelijk.

Analyseer waar de tijd in gaat zitten

Dit alles wil niet zeggen dat je geen adminstratieve medewerkers meer nodig hebt. Uiteraard wel. Maar analyseer goed waar de tijd in gaat zitten. Als dit voor een bepaald deel of zelfs voor een groot deel gaat zitten in repeterende taken, ga dan kijken hoe je dit kunt automatiseren. Je kunt beter één keer investeren in een stukje automatisering dan maandelijks 0,5 FTE betalen voor herhalend werk zoals het handmatig aanmaken van verkoopfacturen, het overtikken van inkoopfacturen en in zijn algemeenheid het verplaatsen van digitale data van plek A naar plek B.

Soms is daar veel maatwerk voor nodig, soms valt het enorm mee en kun je snel spreken van een 'quick win'. Dat stukje software om de facturatie van onze VoIP telefonie te automatiseren was in een paar uurtjes gebouwd door de programmeur maar bespaart ons wel veel ergernis en de nodige tijd.

Vandaar mijn stelling: iedere organisatie verdient een programmeur. Want het kan vaak zoveel simpeler, handiger, efficiënter, goedkoper en daardoor leuker.

Bij Freez.it zijn we blij dat we over een goede programmeur beschikken die al jaren coole en nuttige dingen voor ons maakt. Mocht je zelf op zoek zijn naar een programmeur om jouw organisatie een stuk efficiëncy te gunnen, dan kan ik je Vincent van Webstr of de mannen van Reinder.eu in Sneek aanraden. Nee, we hebben geen aandelen in beide partijen ;-) maar wel erg goede ervaringen met ze. Betaalbaar, eerlijk en nuchter.

Succes en automatiseer ze!

Door Wouter op woensdag 16 december 2015