Je facturen slimmer versturen

Dit is niet een blog waar drukkerijen erg gelukkig van worden. Hoewel?

Sinds enkele jaren factureren wij ook digitaal. In plaats van een envelop met papieren factuur en postzegel erop gaat er een e-mail de deur uit met een PDF factuur als bijlage. Natuurlijk verpakken heel veel organisaties dit als milieubewust, MVO enzovoorts. Speelt uiteraard mee maar de hoofdreden zit 'em natuurlijk in de kosten en efficiency. 

Bijna helemaal digitaal

In ons geval ontvangen circa 95% van onze klanten onze facturen digitaal. Echter hebben we dus nog enkele procenten die de factuur graag per post ontvangen. Prima natuurlijk. Echter kon ons proces daarin optimaler. Net als je wilt printen is de toner van de printer op. Of het briefpapier is op. Of de enveloppen waren net op. Of de postzegels...  Los daarvan past dit niet in onze ideale werkwijze. In onze ideale werkwijze kunnen wij overal inloggen en werken en hoeven voor veel werkzaamheden dus niet fysiek op kantoor aanwezig te zijn. Digitaal factureren kan natuurlijk overal plaatsvinden. Ik herinner me dat we afgelopen maart vanuit een internetlobby op het vliegveld van Singapore digitale facturen hebben verstuurd. Maar ook vanaf minder exotische locaties zoals thuis wil je dit proces moeiteloos voort kunnen zetten. En daar wrong de schoen. Een factuur per post kan ik minder makkelijk vanaf thuis versturen. De benodigde zaken (enveloppen, briefpapier etc.) zijn aanwezig op kantoor, niet thuis. Zoals gezegd past dat niet in ons ideale organisatieschema, dat we worden beperkt in onze werkzaamheden afhankelijk van de locatie waar we zijn. We willen overal (mits internet beschikbaar) over dezelfde functionaliteit beschikken. Oftewel, het vouwen en in een envelop drukken van een factuur kost niet veel tijd en natuurlijk kun je thuis ook een stapeltje enveloppen neerleggen maar toch was het niet optimaal. En niet-optimale dingen zinnen me niet dus dan ga ik als 'lifehacker' op zoek naar technische oplossingen.

Slimme ondernemers

Een tijdje zoeken leidde me naar Easy2Post. Een slimme online drukker waar je via een API (moeilijk woord voor een programmeerbare koppeling) of gewoon per e-mail je brieven heen kunt sturen. Zij printen deze voor je, frankeren de envelop en versturen deze dezelfde dag voor je. En 'brieven' kun je natuurlijk vervangen door 'facturen'. Je krijgt daar een uniek e-mailadres waar je je PDF's heen kunt mailen. Zij zorgen voor de rest. Gelijk uitgeprobeerd door een testfactuur naar onszelf te versturen, die de volgende dag netjes op de deurmat lag.

Ideaal! Natuurlijk kost het wel iets (ik geloof rond de anderhalve euro per factuur) maar dat weegt lang niet op tegen het grote gemak hiervan. Voortaan printen we zelf de facturen voor de klanten die hun factuur per post willen ontvangen dus niet zelf meer maar mailen het gewoon naar ons unieke adres bij Easy2Post. Het laatste beetje briefpapier op kantoor hebben we dus ook niet meer nodig, het scheelt weer wat tijd en bovendien hebben we mijn grootste wens op dit gebied weer bereikt: overal op een identieke manier kunnen werken. Dat kan nu uiteraard, zelfs vanuit Singapore als het moet!

Ga met je tijd mee

En terugkerend op het 'hoewel' in regel 1: ik weet ook dat drukkerijen het economisch moeilijker hebben dan vroeger. Maar dit is een voorbeeld van een slim inzicht van een drukker die nieuwe kansen ziet er hierop inspringt met een superhandige dienst.

Heb je opmerkingen of vragen hierover die me met me wilt delen? Laat het me weten!

Door Wouter op woensdag 16 september 2015