Mijn EAU werkwijze

In dit blog leg ik één van mijn werkwijzen uit die ik zelf als ondernemer toepas. Ik noem dit mijn EAU werkwijze.

Omdat ik van mening ben dat je als ondernemer vooral aan je organisatie moet werken en niet teveel in je organisatie pas ik deze werkwijze zoveel mogelijk toe.

Allereerst uitleg waar EAU voor staat. EAU is mijn zelfbedachte afkorting voor Elimineren, Automatiseren en Uitbesteden.

Alle werkzaamheden die op mijn pad komen bekijk ik door deze EAU bril. De volgorde van deze 3 begrippen is leidend dus elimineren komt voor automatiseren en automatiseren komt voor uitbesteden. Verderop leg ik uit waarom deze volgorde belangrijk is.

Het begint dus met Elimineren, dan met Automatiseren en vervolgens met Uitbesteden.

Stap 1: Elimineren

De eerste vraag die ik mezelf stel als er bepaalde werkzaamheden op mijn pad terecht komen is of deze werkzaamheden ook geëlimineerd kunnen worden. Met elimineren bedoel ik: gewoon niet doen. Want sommige zaken zijn gewoon niet belangrijk genoeg om je kostbare tijd in te steken. Omdat je als ondernemer vooral aan je bedrijf moet werken is het belangrijk dat je werkzaamheden ook bijdragen aan je organisatie. Anders gesteld: in de ideale wereld moeten jouw werkzaamheden de organisatie structureel sterker maken. Dat je ergens druk mee bent wil dus niet zeggen dat het ook belangrijk is wat je doet. Druk zijn is absoluut niet hetzelfde als belangrijk zijn.

Misschien hoef je bepaalde zaken dus wel helemaal niet (meer) te doen, omdat ze niet belangrijk genoeg zijn. In dat geval kun je ze dus met een gerust hart elimineren. Dan ben je gelijk klaar.

Maar als dat niet gaat, dan ga je naar de volgende stap.

Stap 2: Automatiseren

OK, de werkzaamheden moeten gedaan worden. Ze kunnen niet geëlimineerd worden maar ze kunnen misschien wel efficiënter uitgevoerd worden dan nu het geval is. Dan kom je op ons favoriete gebied: automatiseren.

De kunst is om herhalende taken zoveel mogelijk te automatiseren.

In een eerder blog heb ik al eens het volgende voorbeeld gegeven: vroeger factureerden we een bepaalde dienst met de hand, eens per maand. Dat was niet erg efficiënt, tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Elimineren kon in dit geval ook niet dus was de vraag: hoe kunnen we dit automatiseren? In dit specifieke geval hebben we een programmeur gevraagd dit proces te automatiseren. In plaats van 2 uur per maand een handmatige actie is het nu een geautomatiseerd proces geworden wat in 2 minuten klaar is. Het kost minder tijd, het is leuker en er is minder kans op fouten.

Dus kijk altijd (in overleg met je ICT leverancier) of je bepaalde herhalende taken die niet geëlimineerd kunnen worden kunt automatiseren. Misschien niet voor 100% maar elke procent extra automatisering is winst. Natuurlijk moet je wel naar de kosten en baten kijken. Elke week 2 uur tijdwinst voor een éénmalige investering van 2000 euro is interessant maar elke maand 5 minuten winst voor een investering van 10.000 euro is dat niet. Bereken dus wel zelf hoeveel de tijdwinst je waard is.

Automatiseren komt nagenoeg altijd voor uitbesteden. Het is natuurlijk gemakkelijk om iemand anders je herhalende taken uit te laten voeren maar die persoon kost ook geld. Voordat je uitbesteed wil je eerst zorgen dat je proces al zo efficiënt en geautomatiseerd mogelijk is ingericht zodat ook die persoon geen onnodige herhalende taken uitvoert. Ook voor hem of haar geldt: hoe minder handmatig werk, hoe beter. En voor jou is het goedkoper. Ga dus niet uitbesteden voordat je hebt uitgezocht wat er geautomatiseerd kan worden en tegen welke prijs.

De enige uitzondering hierop is dus als het automatiseren duurder blijkt te zijn dan het structureel uitbesteden, dan zou je ervoor kunnen kiezen om de automatiseerstap over te slaan.

Stap 3: Uitbesteden

Na elimineren en automatiseren komt uitbesteden. Je taken moeten echt gedaan worden, ze zijn al deels of grotendeels geautomatiseerd. Maar enige handmatige actie blijft vereist. Neem als voorbeeld ons facturatievoorbeeld van hierboven. De werkzaamheden zijn teruggebracht van 2 uur naar slechts 2 minuten maar die 2 minuten moet nog wel met de hand worden gedaan. Dan kom je dus in de fase waarbij je kijkt naar uitbesteding.

Je kunt jezelf nu de vraag stellen: waarom uitbesteden als je het ook zelf kunt doen?

Dan komt mijn eerdere standpunt weer naar voren: omdat je je als ondernemer vooral bezig moet houden met de grote lijnen. Ondernemers zijn goed in iets neer te zetten maar vaak slecht in herhalende taken. Dat vinden we al snel saai dus kun je dit beter door iemand anders laten doen. In 9 van de 10 gevallen kunnen ze dat ook veel beter dan jezelf.

Een voorbeeld is onze dagelijkse planning. In de persoon van onze collega Freddy Bosma hebben we hier een uitstekende planner voor aangesteld. Plannen is een herhalend proces. We kunnen het uiteraard niet elimineren maar hebben het wel grotendeels geautomatiseerd. Het laatste stuk handmatige actie ligt bij Freddy. Als ondernemers plannen wij zelf niet de collega's in. Freddy is hier vele malen sterker in. Arnout en ik kunnen ons als eigenaren hierdoor richten op de grotere lijnen bij Freez.it. Als wij dagelijks de planning zelf zouden moeten uitvoeren, dan verliezen we het grotere plaatje uit het oog en daar wordt Freez.it niet sterker van.

Tot slot

Kun je altijd al je werkzaamheden in één van deze drie categorieën kwijt? Neen, helaas. Soms kun je niet elimineren, soms kun je niet of slechts gedeeltelijk automatiseren en soms kun (of wil) je niet uitbesteden.

Dan blijft maar 1 stap over: zelf doen. Maar probeer dit wel zo minimaal te houden.

Heb ik al mijn taken geëlimineerd, geautomatiseerd of uitbesteed? Wel veel maar (nog) niet alle.

Dat is ook een proces wat je niet van de één op de andere dag kunt doorvoeren maar je kunt het wel stapsgewijs doen. Ik wil niet dat de organisatie voor dagelijkse, operationele taken afhankelijk is van mij. Anders gezegd: als ik niet beschikbaar ben, dan moeten alle operationele processen gewoon doorlopen. Daar moet mijn inbreng (of gebrek aan inbreng) géén invloed op hebben.

Ik ben van mening (en zie regelmatig om me heen) dat veel ondernemers of leidinggevenden zich teveel met de details bezig houden waar ze beter meer kunnen elimineren, automatiseren of uitbesteden. Richt je op je kerntaken en neem met behulp van deze EAU stappen afscheid van de zaken die ook anders kunnen worden opgelost.

Door Wouter op woensdag 17 februari 2016