Werk aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf

Insteek

Één van de standpunten die ik altijd al voor ogen heb gehad toen ik 9 jaar geleden samen met mijn compagnon Arnout dit bedrijf begon is dat ikzelf als eigenaar uiteindelijk minder belangrijk wou worden binnen Freez.it. Minder belangrijk? Als ondernemer ben je toch enorm belangrijk in je eigen toko? Natuurlijk ben je als ondernemer belangrijk in je eigen bedrijf maar er is een onderscheid. Als ondernemer moet je in mijn ogen bouwen aan je bedrijf maar vooral ook zorgen dat het dagelijkse proces perfect doorloopt zonder jouw input of bemoeienis. In mijn ogen is het zeer belangrijk dat je als ondernemer gemist kan worden in je bedrijf. Stel dat je een paar dagen of zelfs een paar weken of maanden afwezig bent, loopt de boel dan in de soep of draait het vlekkeloos door? Die afwezigheid kan vrijwillig zijn (vakantie) maar ook verplicht (ziekte of erger). Staat je fundament wel goed op zulke momenten?

Enkele jaren geleden was dat in het geval van Freez.it niet zo moeilijk: waarschijnlijk zou het voor een deel althans in de soep lopen. :) Ons bedrijf was minder volwassen, processen stonden minder goed dus was het vaker ‘brandjes blussen’. En dat blussen van die spreekwoordelijke brandjes kwam dan toch weer vaak op onze schouders als ondernemer terecht. Op dat gebied hebben we de afgelopen 2 jaar echter veel stappen gezet. We zijn qua omzet en aantal klanten met vele tientallen procenten gegroeid maar toch heb ikzelf het niet structureel drukker gekregen, eerder rustiger. Daar zit bij veel bedrijven in mijn ogen vaak ook een bottleneck: je kunt niet structureel 80 uur per week werken. Dat is niet gezond en dat hou je op de langere termijn ook niet vol. Het moet dus niet zo zijn dat een verdubbeling qua omzet inhoudt dat je gelijk 2x zo druk wordt. Optimalisatie van je organisatie zorgt dus ook voor schaalbaarheid van je organisatie. Je kunt pas succesvol groeien nadat je minder tijd kwijt bent aan onnodige zaken.

Controle

Dat was ook lange tijd hier de uitdaging: hoe houden we de groei onder controle zonder ons over de kop te werken? In ons geval bereiken we dat met 3 zaken: De mensen, de processen en verregaande automatisering. Om met het allerbelangrijkste van Freez.it te beginnen: onze medewerkers. We hebben in de afgelopen jaren een topteam samengesteld die echt goed zijn in hun vak en, mede met behulp van enkele trainingen, ook uitstekend met verantwoordelijkheden om kunnen gaan. Daarnaast is de onderlinge sfeer erg goed. Onze mensen redden zich in 99% van de gevallen zelf, ook als er problemen optreden. Verder hebben we onze dagelijkse processen verregaand geoptimaliseerd en voor een groot deel geautomatiseerd waardoor ze minder tijd kosten en dat ze minder vaak misgaan. Er zijn nog genoeg gebieden waarop wij stappen kunnen en gaan maken maar dit heeft wel het verschil gemaakt in de afgelopen 2 jaar. Veel meer uitgevoerd werk maar minder problemen en (dus) minder stress.

Maar hoe test je dat nou, of je organisatie zelfstandig opereert en volwassen is? Nou simpel, gewoon voor 2 weken vertrekken. Samen met Arnout ben ik 2 weken terug in het vliegtuig gestapt naar de andere kant van de wereld om daar leuke dingen te doen. Soms even e-mail checken en onze KPI’s checken (daar kom ik een andere keer op terug) en zo nu en dan even via internet wat werk uitvoeren maar verder hebben we het bijna helemaal overgelaten aan ons team. Voor jezelf werkt het overigens ook uitstekend om even te werken/relaxen/ontwikkelen in een compleet andere omgeving, hierdoor je horizon te verbreden en nieuwe inspiratie en ideeën op te doen. Ik kan het iedereen aanraden.

Natuurlijk best even spannend, je bedrijf even 2 weken helemaal loslaten maar het is perfect gegaan. Met name in de eerste week was het ook nog eens enorm druk bij Freez.it maar onze toppers hebben zich uitstekend ingezet, kwamen zelf met het initiatief om een paar keer even over te werken om onze klanten perfect te helpen en enkele onverwachte problemen zelf van begin tot eind op te lossen.

Volwassen

In plaats van chaos kwamen we vandaag weer terecht in een gespreid bedje. Allereerst overheerst de trots vanwege ons topteam. Kennis, inzet, verantwoordelijkheidsgevoel en niemand die de kantjes eraf liep. Dat geeft ons ook een gevoel van vrijheid in plaats van dat je je slaaf van je eigen bedrijf voelt. Zelf kon ik het ook merken aan mijn mailbox: weinig mensen die mij mailden in de afgelopen 2 weken. Vroeger was dat eng: gaat het nog wel goed? Waarom mailt niemand mij? Nu is het juist een teken dat het goed gaat, men kan het blijkbaar ook zonder mij perfect af. Je moet je eigen rol als ondernemer ook niet overschatten: mensen kunnen zelf ook uitstekend nadenken. Wij zijn er als ondernemers voor de structuur, de grote lijnen en de lange termijn. Het heeft vaak geen zin (en vaak werkt het zelfs averechts!) om je teveel met inhoudelijke details te bemoeien, dat kunnen de collega’s zelf over het algemeen ook uitstekend.

In de afgelopen 2 weken heb ik gemerkt dat Freez.it volwassen is geworden en dat geeft een uitstekend gevoel. Zelf heb ik ook weer veel inspiratie en ideeën opgedaan om Freez.it sterker te maken en een nog betere dienstverlening te leveren. En dat is precies waar je je als ondernemer in mijn ogen mee bezig moet houden: werk vooral aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf.

Door Wouter op maandag 23 maart 2015