Simpel en snel archiveren

Ik weet niet hoe het bij jou zit maar ik heb een grote hekel aan het archiveren van papieren, brieven, rekeningen, belastingdienstzaken enzovoorts. Daar heb ik zakelijk mee te maken maar ook privé. Het zijn vaak documenten die je moet bewaren omdat je ze soms in een later stadium weer nodig hebt. Meestal komen die papieren ergens in een doos of archiefmap. Als je ze dan later nodig hebt, dan mag je gaan zoeken. Als je een perfect systeem hebt gevonden met verschillende mappen, labels of kleurcodes om snel dat jaaroverzicht van de energiemaatschappij terug te vinden, dan gaat dat nog vrij vlot. Als je systeem echter niet waterdicht is, dan kost dat tijd en ergernis. De jaarlijkse belastingaangifte was bij mij dan ook altijd een ramp. Omdat ik nooit zin had de benodigde papieren in mijn niet optimale archief terug te zoeken keek ik hier altijd tegenop.

Digitaliseren

Dat moest dus anders. Zowel het archiveren als het terugzoeken moest handig en snel kunnen en dan ook nog het liefst overal te benaderen. Als fan van het principe 'lifehacking' (om met technische handigheidjes je leven slimmer en leuker in te richten) en als IT'er keek ik natuurlijk naar een technische oplossing hiervoor. Ik ben begonnen met Evernote. Een enorm handige 'cloud' tool waarin je allerlei content kunt opslaan. Documenten, briefjes, afbeeldingen, interessante websites enzovoorts. Zie het als je (bijna) oneindige digitale archief. Ik kocht een scanner en ben begonnen alle binnenkomende post in te scannen en in Evernote op te slaan. Evernote heeft nog één geweldige eigenschap en dat is OCR. OCR staat (vertaald) voor optische tekstherkenning. Dit houdt in dat je ook 'in' de documenten kunt zoeken. Als je dus geen perfecte naam aan je gescande brief hebt gehangen maar je zoekt op een woord wat in de tekst van de brief zelf voorkomt, dan leest Evernote het document en vind je, ondanks je slechte bestandsnaam of documentnaam toch in notime je document weer terug. Dat is echt een fantastische eigenschap, evenals het feit dat je documenten in de cloud staan en dus overal op te roepen zijn. Met de Evernote app op je smartphone kun je vervolgens overal ter wereld direct toegang krijgen tot je documenten. Ideaal als je bijvoorbeeld vanaf je werk even met Ziggo contact moet hebben inzake een vraag over je abonnement, via je online archief kun je gelijk je klantnummer even opzoeken.

Van Evernote naar OneNote

Er zijn echter meer vergelijkbare tools als Evernote. Iedereen kent het Microsoft Office pakket. Word, Excel, Outlook... wie werkt er niet mee? Een onbekender onderdeel van Office is Microsoft OneNote. Dit is een vergelijkbare tool als Evernote, ook hierin kun je allerhande informatie opslaan (online in Microsoft OneDrive) en vanaf elke plek (zolang je maar internet hebt) inzien. Vanwege verschillende redenen ben ik uiteindelijk overgestapt van Evernote naar OneNote. De meningen hierover zijn verdeeld maar persoonlijk vind ik OneNote plezieriger werken en ik had enkele problemen met Evernote. Google heeft inmiddels ook een soortgelijke dienst: Google Keep. Het is vooral een kwestie van uitproberen welke oplossing jou het beste bevalt.

Het inscannen

Ik had nu een bijna perfecte oplossing voor het archiveren van mijn documenten plus dat ik ze overal kon inzien. Alleen het inscannen was nog niet ideaal. Daarvoor moest ik de PC boven opstarten en pagina voor pagina inscannen (ik heb thuis niet zo'n scanner waarin je meerdere documenten ineens kunt verwerken). Dat is nog wel te doen maar als ik een paar dagen (of soms een week of 2) achterstand had met scannen, dan kostte het alweer iets teveel tijd en bleef het er vaak bij.

Office Lens

En toen ontdekte ik de gratis app Office Lens. Dit is een gratis app van Microsoft, verkrijgbaar voor alle gangbare mobiele platformen (Apple iOS, Google Android en Windows Phone). Hiermee verander je je smartphone in een mobiele scanner (via de camera van je telefoon). Office Lens is perfect geintegreerd met OneNote. Een scan (eigenlijk foto van het document) verstuur je gelijk naar je OneNote omgeving. De app is zelfs in staat om de scan (foto) van documenten die niet helemaal recht onder de lens liggen te corrigeren. Gekreukelde documenten worden ook zo goed als mogelijk hersteld.

Dit werkt in de praktijk echt supersnel. Er komt een brief of factuur binnen. Envelop open, met Office Lens een foto/scan maken, gelijk naar OneNote sturen en klaar ben je! Ook al geef ik een slechte naam aan het nieuwe document, door middel van de net genoemde OCR techniek kun je het document altijd snel weer terugvinden.

Check hieronder Office Lens in actie:

En die papieren dan?

De originele documenten bewaar ik nog wel. Eigenlijk heb je ze nooit meer nodig maar je weet maar nooit. Die gaan dus ongesorteerd in een doos. Ik heb per jaar een doos (op A4 formaat). Alles van 2015 gaat dus in de 2015 doos. De actuele doos staat op een gemakkelijk te bereiken plek zodat je snel je gescande documenten daarin kunt stoppen. Anders heb je weer kans dat ze door je huis (of kantoor) blijven slingeren en dat creeërt weer rommel.

Meerdere wegen naar Rome

Bovenstaande werkwijze werkt voor mij perfect. Alles wordt snel verwerkt, ik kan er overal bij, zoeken kost geen tijd en het scheelt rommel met rondslingerende papieren. Natuurlijk zijn er meer wegen die naar Rome leiden, bovenstaande manier werkt voor mij maar misschien heb jij andere wensen of ideeën.

Laat ons op Facebook jouw inzichten en werkwijzes weten! We zouden het ook super vinden als je onze pagina wilt liken!

Door Wouter op woensdag 12 augustus 2015