Ons digitale gereedschap

Als ICT dienstverlener bouwen en beheren wij voor vele honderden organisaties mooie ICT platformen. Maar wat gebruiken wij zelf nu voor digitale tools? In dit blog tekst en uitleg over welke applicaties wij gebruiken.

Bedrijfsbreed en persoonlijk

Om te beginnen moeten we een onderscheid maken tussen bedrijfsbreed toegepaste applicaties (die iedereen gebruikt) en persoonlijke applicaties.

De belangrijkste applicatie die wij centraal gebruiken is de Freez.it Inventory. Dit is een zeer uitgebreid systeem wat we volledig intern hebben ontwikkeld in de afgelopen 6 jaar. Hiermee beheren wij al onze klantgegevens, doen we projectbeheer, maken we offertes en sturen facturen en het is onze technische database met daarin alle relevante informatie die wij nodig hebben voor het beheer van de genoemde honderden ICT netwerken. Onze Freez.it Inventory is ook continue in doorontwikkeling. We bedenken constant nieuwe 'features' die het leven van ons en onze klanten weer net iets eenvoudiger maken. Onze stelregel is: als we iets kunnen automatiseren, dan automatiseren we het. Al is het maar iets wat voorheen 2 minuten per dag kostte, dan nog stoppen we er tijd in om dit voor de toekomst 'eruit te automatiseren'. Al die kleine beetjes leveren aan het einde van de rit een enorme tijdwinst en besparing qua kostbare man-uren op. We durven te stellen dat we met onze eigen tool een voorsprong hebben op andere ICT leveranciers. Het is een volstrekt uniek stuk software en volledig toegespitst op onze manier van werken.

Daarnaast gebruiken we diverse andere tools voor onze dagelijks werkzaamheden. De belangrijkste zijn Microsoft Outlook, voor de broodnodige e-mailcommunicatie. Daarnaast natuurlijk Teamviewer, voor de ondersteuning op afstand bij onze klanten. We hebben meerdere tools getest maar Teamviewer is wat ons betreft toch de beste optie en is terecht marktleider op dit gebied.

Verder maken we gebruik van diverse 'cloud-aanbieders' zoals Mollie (voor de online betalingen van facturen) en MessageBird (voor SMS notificaties uit ons systeem, ook naar klanten).

Zo nu en dan posten we ook nog wel eens wat op de diverse sociale mediakanalen zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Voorheen deden we dat 'met de hand' maar dat is tijdrovend en niet erg efficiƫnt. Het voornaamste nadeel daarvan is dat je altijd 'op het moment zelf' moet posten. Dus stel dat je iets op woensdagochtend 10u wilt posten op Twitter en Facebook, dan moest je dat in principe ook op dat tijdstip zelf handmatig plaatsen. Niet erg handig als je dan net een andere afspraak had. Hiervoor zijn er natuurlijk oplossingen. Wij gebruiken hiervoor de online tool Buffer 'schedulen'. Een fantastisch stukje software. Je koppelt Buffer aan je social media accounts, stelt per kanaal in hoevaak je wilt posten en Buffer genereert zelf een wachtrij op bepaalde dagen en tijdstippen. Het enige wat je hoeft te doen is zorgen dat de wachtrij gevuld blijft met content en Buffer doet de rest. Op de juiste dagen en tijdstippen wordt je informatie automatisch geplaatst. Dit scheelt uiteraard enorm veel tijd.

En verder holaSpirit. Als bedrijf wat werkt met Holacracy oftewel zelfsturende teams zonder management en daar ook heilig in gelooft is het noodzakelijk om hiervoor ook een stukje software te gebruiken, om deze werkwijze en organisatorische indeling in goede banen te leiden. Marktleider op dit gebied is GlassFrog maar wij hebben gekozen voor holaSpirit. Via de 'API' (zeg maar een koppeling waarmee je diverse softwareprogramma's aan elkaar vast kunt knopen om elkaars data te kunnen gebruiken) hebben we dit weer verbonden aan onze Freez.it Inventory, zodat we een geintegreerde oplossing hebben gemaakt. HolaSpirit helpt ons enorm om de 'spelregels' en structuur van Holacracy te bewaken en beheren binnen ons bedrijf.

Intern chatten doen we via Skype for Business, onderdeel van Microsoft Office 365. Dit stelt ons in staat om minder te mailen en kort en bondig contact te kunnen onderhouden tussen collega's onderling.

Er zijn nog meer bedrijfsbrede tools maar hierboven heb je over een aantal belangrijke kunnen lezen.

Persoonlijke productiviteit

Als Freez.it medewerkers gebruiken wij persoonlijk uiteraard ook de nodige software. In principe hebben medewerkers een redelijke vrijheid om zelf handige tools te selecteren en te gebruiken. Als er vervolgens een betaalde licentie benodigd is, dan beoordelen wij dat. Als wij vinden dat deze tool inderdaad een positief effect heeft op de werkzaamheden van de individuele medewerker of de organisatie als geheel, dan schaffen wij daarvoor een betaalde licentie aan.

Zo ben ik zelf een enorm fan van Todoist. Todoist is een online tool voor het beheer van je 'to-do' lijstjes. Er zijn apps voor alle bekende platformen als Apple, Android, Windows enzovoorts. Todoist helpt mij enorm om orde in de chaos te scheppen. Het werken met lijstjes geeft orde en rust in je hoofd. Het menselijk brein is ook niet bedoeld om zaken te onthouden, daarvoor heb je een systeem nodig om dit vast te leggen. Het zit inmiddels in mijn systeem om alles wat me te binnen schiet gelijk (via m'n iPhone en de Todoist app) in Todoist te gooien. Zo vergeet ik veel minder dingen en ben, door het overzicht, uiteindelijk veel productiever. En het afvinken van todo's op je lijstje geeft voldoening! In een toekomstig blok zal ik meer tekst en uitleg geven over mijn werkwijze in Todoist.

Ik hoop dat ik hiermee een aardig inkijkje heb kunnen geven in de digitale gereedschappen die wij dagelijks gebruiken. Heb je tips of opmerkingen? Laat het me weten, wellicht kunnen we elkaar verder helpen op dit gebied.

Door Wouter op woensdag 8 februari 2017