18 Time management tips die we zelf ook toepassen

In de huidige hectische maatschappij hebben we te maken met een overload aan informatie die op ons afkomt. Afgeleid raken is dus veelvoorkomend. Hoe zorg je nu dat je in die uren dat je werkt toch productief blijft en focus houdt? Hiervoor kennen we het principe time management. Hoe ga je verstandig om met tijd zonder dat je dagen er chaotisch uitzien en je uiteindelijk wel druk maar niet productief bent? Kortom, hoe richt je je dagen efficiënt in zodat je met een voldaan gevoel naar huis kunt gaan.

Time management dus. Er zijn websites volgeschreven en er bestaan heel veel boeken over dit onderwerp. Persoonlijk ben ik ook zeer geïnteresseerd in dit principe, ook omdat ik bij mezelf vaak merkte dat ik, zoals hierboven gesteld, vaak wel druk maar niet echt productief was. Ik zeg niet dat ik hierin de wijsheid in pacht heb, ik zeg ook niet dat je 'mijn manier' moet volgen. Wat voor de één werkt, werkt voor de ander wellicht totaal niet dus het is bij time management vooral zaak dat je je eigen weg hierin vindt. In mijn ervaring is het vooral een kwestie van gestructureerd en enigszins gedisciplineerd uitproberen. Noteer ook voor jezelf wat werkt en wat niet werkt, waar je je goed bij voelt en waar je je niet plezierig bij voelt. Dan kom je vanzelf vooruit in je streven om je tijd efficiënter en beter te besteden.

Gelijk een disclaimer: doe ik het zelf ook altijd perfect? Nee, ook ik heb mijn mindere dagen maar onderstaande zaken hebben mij absoluut geholpen voor meer structuur en meer productiviteit. Daarom deel ik ze graag met je.

Hier mijn tips die ik momenteel toepas en voor mij werken.

1) ELECTRONISCHE AFLEIDERS!

Ja, bewust met hoofdletters geschreven want dit is een groot probleem. Je wordt snel afgeleid. E-mail, Whatsapp, Facebook, andere notificaties op je telefoon. Ik schreef er eerder al een blog over. Killing voor je concentratie! Daarom staan bij mij alle notificaties standaard uit. Ik ben de baas over mijn smartphone, dat ding is niet de baas over mij. Ik bepaal wanneer ik wat wil lezen. Het duurt rond de 20 minuten voordat je weer in je concentratieflow zit na een afleiding dus je kunt wel raden wat het doet, al die Whatsapp notificaties als je weer in één of andere Whatsapp groep zit.

Dit is ook de reden dat ik (nog, de techliefhebber in mij roept wat anders :)) geen smartwatch als de Apple Watch draag. Leuk, een ding die je notificaties gelijk weergeeft maar eigenlijk wil je dat juist helemaal niet. Ik wil minder afleiders, niet meer.

2) Lees je e-mail selectief

Een paar keer per dag check ik mijn e-mail. Dan bepaal ik gelijk per mail wat ermee moet gebeuren (zie tip 3) en sluit ik Outlook weer af voor een tijd. Nog een tip: lees geen e-mail als je op dat moment niet kunt of wilt reageren. Soms kun je niet gelijk reageren, soms wil je dat niet omdat je een vrije avond hebt. Waarom lees je dan wel je e-mail? Niet doen, gewoon uitstellen. De wereld draait wel door, ook als je 2 uur geen mail hebt gelezen of beantwoord.

3) Richt je mailbox goed in

Hiervoor pas ik enkele technieken toe die bekend staan als GTD. GTD staat voor Getting Things Done. Dit is beschreven in een boek van David Allen. Ik heb dus een Actie map, een later te behandelen map, een archief map en nog enkele mappen. Mijn doelstelling is dat ik bij elke e-mail die binnenkomt gelijk bepaal wat ermee moet gebeuren. Moet ik er iets mee doen? Dan gaat deze naar actie. Hoef ik er niets mee te doen, dan naar archief. Moet ik er niet nu maar binnenkort of later iets mee doen, dan gaat deze naar die specifieke map. Elke dag loop ik mijn actie-map na en een paar keer per week de later te behandelen map. Maar mijn Postvak-IN (inbox), die moet leeg zijn aan het einde van de dag. Dat geeft overzicht en dus rust. Je hoeft 's avonds nooit meer op te schrikken met het idee damn, dat mailtje moet ik nog behandelen'.

Je hebt alles al prima gecategoriseerd dus je komt het vanzelf weer tegen de volgende dag.

4) Sociale afleiders en de keuze van je werkplek

Met sociale afleiders bedoel ik mensen die je afleiden. Vaak onbewust, vaak goedbedoeld en soms kan het niet anders maar het leidt wel af, als mensen tegen je praten als je in je concentratie zit, als mensen aan je bureau staan met een vraag. Daarom: kies je werkplek zorgvuldig uit. Wil je productief zijn, bijvoorbeeld omdat je een moeilijke offerte moet maken? Ga dan niet op een druk kantoor zitten. Killing, werkt niet. Ik werk vaak enkele uren thuis, 's ochtends. Ongestoord meters maken. Daarom geloof ik ook niet in de stelling dat thuiswerken minder productief is. Je kunt het vaak zelfs omdraaien: is op kantoor werken wel zo productief?

Waar het om gaat is dat de omstandigheden bepalen of je productief bent. Er vanuit gaande dat je wel enige discipline hebt is het raadzaam om voor veel werkzaamheden de meest rustige plek op te zoeken om te werken. Soms is dat thuis, soms op de zaak. Ik tik dit blog midden in een schoolvakantie. Mijn 2 kinderen zijn vrij van school en dus ook thuis. Hoe gezellig en fantastisch ik het ook vind om ze om me heen te hebben, ik ben deze ochtenden juist meer op kantoor aanwezig omdat ik daar momenteel meer rust heb om te werken dan thuis. Naast thuis of kantoor kun je wellicht ook andere plekken vinden om je werk te doen. Maakt allemaal niet uit maar test en bepaal zelf in welke omgeving je de meeste rust kunt vinden en het meest productief kunt zijn.

Enne, met de ICT en VoIP oplossingen van Freez.it kan dat natuurlijk, overal en altijd werken. ;-)

5) Zet internet uit

Deze kan ook in het rijtje afleiders. Hoe gemakkelijk is het, om midden in je concentratie toch even op een favoriete website of sociaal netwerk te kijken. Natuurlijk stond er niks boeiends maar toch ben je weer afgeleid. Zet het internet gewoon uit. Nee, het hele internet uitzetten kan natuurlijk niet maar wel voor jezelf. Schakel je WiFi eens uit of trek je netwerkkabel los als je moeite hebt met je zelfdiscipline.

6) Plannen!

Plan je volgende dag. Ik heb in mijn favoriete tool OneNote een notebook genaamd 'Eerstvolgende werkdag'. Uiterlijk de avond van te voren bepaal ik welke 3 taken in de volgende werkdag wil afronden. Je moet niet op de dag zelf nog moeten bepalen wat je vandaag weer eens wilt gaan doen. Plan dit van te voren, dat brengt ook rust in je hoofd. Je hoeft er dan niet meer over na te denken. Ik heb ook een notebook genaamd 'Todo'. Hier staan allemaal klussen op die ik nog eens moet doen. Meestal weet ik zelf vooraf wel wat ik de volgende werkdag moet doen (die ene offerte afronden en versturen), soms weet je dat niet gelijk en dan is het handig om een vergaarbakje te hebben van klussen die nog moeten. Pik daar een paar items uit en zet die op je lijst voor de volgende dag.

Ik weet dus bijna altijd wel hoe mijn volgende dag er qua werkzaamheden uit gaat zien.

7) Begin met de lastigste klus

Iedereen (ik ook) heeft wel klussen waar hij of zij niet direct zin in heeft. Doe deze 's ochtends als eerste. Het geeft een heerlijk gevoel als je de rest van de dag daar niet meer over hoeft na te denken. En wat maakt het uit, ze moeten toch gebeuren dus dan ook maar gelijk.

8) Niet uitstellen, gewoon beginnen

Soms maak ik zelf de fout dat ik iets van te voren helemaal perfect uit wil dokteren om het dan gelijk perfect uit te kunnen voeren. Ingebouwd stukje perfectionisme denk ik. Uh uh, dat werkt zo niet. De valkuil is uiteindelijk dat je het helemaal nooit doet, want perfect uitdokteren kan vaak helemaal niet. Enige goede voorbereiding is zeker aan te raden maar het is uiteindelijk altijd een kwestie van gewoon starten. De slogan van Nike is hier op zijn plek: "just do it". Gedurende het proces merk je vanzelf wat goed is en wat beter moet. Je krijgt de inzichten pas als je bezig bent. Dat geldt ook voor deze blog. Vooraf had ik een globaal beeld, ik wist mijn puntenlijst nog niet perfect maar dat maakt niet uit. Gewoon beginnen te schrijven. Dan volgt de rest vanzelf.

9) Zorg voor goed gereedschap

Je 'tools' moeten in optimale conditie zijn en ze moeten op het juiste moment op de juiste plaats zijn. Zo werk ik dus met OneNote, als mijn digitale geheugen. Ik zorg dus dat OneNote voor mij overal supergemakkelijk en snel toegankelijk is. Het staat op mijn Macbook, op mijn PC en ook op mijn iPhone. Op mijn iPhone staat de snelkoppeling op het startscherm, op een plek waar ik er gemakkelijk bij kan. De toegang qua wachtwoorden heb ik ook overal gemakkelijk geregeld zodat ik niet eerst een barriere door hoef als ik snel een idee wil noteren.

Dat geldt voor alle tools die je gebruikt. Als ik snel een betaling wil doen vanaf mijn iPhone, dan moet ik niet eerst nog de telebankier-app moeten installeren en configureren. Dat ding moet gelijk klaarstaan, op een logische plek. Als ik een e-mail wil versturen, dan moet mijn e-mailprogramma al optimaal geconfigureerd zijn. Ik wil niet eerst een mailaccount moeten toevoegen op mijn iPad voordat ik kan versturen.

Als een collega van mij op locatie een probleem met een ADSL internetverbinding moet oplossen, dan moet hij gelijk wel het goede gereedschap paraat hebben en niet eerst weer naar kantoor moeten.

Stop hier echt tijd in. Zorg dat je gereedschappen optimaal zijn ingericht en op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar zijn. Daarmee bespaar je heel veel tijd en ergernis. En natuurlijk kunnen wij je hiermee helpen.

10) Zet je voicemail uit

Voicemail, kan handig zijn maar ik heb het uitstaan. Ik vergat vaak mijn voicemails af te luisteren en dan werkt dat weer tegen je. Nu kan er gewoon niets worden ingesproken en hoef ik er niet over na te denken om dit periodiek te controleren. Als iemand mij niet te pakken krijgt maar toch iets wil doorgeven, dan zijn er andere middelen die veel beter werken (Whatsapp, SMS, e-mail). En hoe vaak is het ingesproken voicemail bericht eigenlijk niet zinloos? "Hey, ik krijg je niet te pakken maar probeer het later nog wel eens" of alleen "Klik, tuut tuut tuut".

Dit werkt niet overal, bij onze storingsdienst hebben we voicemail wel weer aan staan omdat het daar wel handig en nuttig is. Bepaal dus voor jezelf waar het aan en uitgezet kan worden.

11) Ruim je bureau op

Chaos op mijn bureau, verschrikkelijk. Ik kan absoluut niet tegen troep. Een opgeruimd bureau geeft rust in m'n hoofd en dat scheelt enorm qua focus.

12) Zet niet teveel dingen op je todo lijst voor morgen

Ik maak nog wel eens de fout om 5 of 7 dingen op mijn todo lijst voor morgen te zetten. Da's teveel. Meestal is 3 of hooguit 4 wel de max. Meet voor jezelf hoeveel jij op een dag kunt afronden en zet er dan ook niet onrealistisch veel op. En zoals iedereen weet: punten afvinken geeft een goed gevoel.

13) Koop een goede koptelefoon en neem een Spotify abonnement

Sluit jezelf soms af van de wereld. Een inspirerende playlist met een fatsoenlijke koptelefoon zorgt ervoor dat ik zelfs in een rumoerig kantoor nog focus kan houden. Spotify heeft zat playlists beschikbaar die geschikt zijn om focus te houden. Heavy Metal werkt overigens niet optimaal hiervoor, zo weet ik ook uit ervaring. :)

14) Noteer je ideeën

Bedenk je iets? Registreer het gelijk. We zijn niet gemaakt om dingen te onthouden dus leg het direct vast. Zie hiervoor ook punt 9. Zorg ervoor dat je heel snel iets kunt vastleggen. Dit geeft ook ruimte en rust in je hoofd en dat levert je energie op.

15) Korter vergaderen

Vergaderen kost vaak (te) veel tijd. Zorg vooraf voor een goede agenda, hou je daaraan. Wil je effectief vergaderen? Probeer eens staand te vergaderen of zet een kookwekker of zandloper neer en maak afspraken dat je maximaal wilt vergaderen tot de wekker afgaat of de zandloper omgedraaid moet worden. Dan gaat het vergaderen ineens veel vlotter en effectiever.

16) Besteed meer uit

Je doet waarschijnlijk (veel) te veel zelf. We zijn teveel geneigd alles zelf te willen doen terwijl anderen er vaak beter in zijn en het ook leuker vinden. Dit kan binnen je eigen organisatie maar kijk ook eens verder. Bel je leverancier op en laat hen iets uitzoeken in plaats van ergens zelf veel tijd in te steken. Denk je dat ik zelf mijn eigen PC of laptop een herinstallatie geef? Nee, mijn technische wizzkiddcollega's kunnen dat veel beter en sneller. Daar moet ik me niet mee bezig houden.

"Richt je op je kerntaken, waar je het meest waardevol bent voor je organisatie."

Dat geldt ook voor privé. Ik ga thuis ook niet behangen, als ik dat voor een paar tientjes per uur kan laten doen door een vakman. Die tijd kan ik beter besteden aan andere dingen, da's efficiënter en het bespaart me ook nog eens ergernis want ik kan het toch nooit zo goed als de specialist. Ik ben weer goed in andere dingen.

17) De 2 minuten regel

Kun je iets in minder dan 2 minuten doen? Doe het dan gelijk. Het registreren en inplannen om het later te doen kost meer tijd.

18) Analyseer wat je doet

Het zal best dat je druk bezig bent maar is het ook nuttig wat je doet? Druk wil niet zeggen dat het belangrijk is. Misschien kun je iets beter uitbesteden, automatiseren of helemaal elimineren.

Stel jezelf de vraag: Welke werkzaamheden dragen echt bij aan de organisatie?

Tot slot

Zijn dit alle tips? Nee, maar wel de belangrijkste. Heb je zelf tips die jij toepast? Ik zou het leuk vinden als je ze met me wilt delen! Laat het ons weten op onze Facebook pagina.

Ik zou het ook top vinden als je dit blog wilt delen, als je het waardevol vond. Thanks!

Door Wouter op woensdag 27 januari 2016