Verbeter je interne communicatie met Microsoft Teams

Vroeger, toen ons bedrijf nog klein was, was alles simpel. Je zat met een paar man op kantoor, in één en dezelfde ruimte. Wilde je wat weten van een collega, dan riep je dat over je bureau en kwam het antwoord meestal per direct terug. Een directere vorm van communicatie was nauwelijks mogelijk.

Maar je organisatie groeit en het is niet meer zo normaal dat iedereen altijd op kantoor zit. Thuiswerken is steeds gemakkelijker geworden dus zie je je collega’s soms dagen (of weken) niet. Zo tik ik dit artikel ook van achter de keukentafel bij mij thuis. Maar hoe hou je in een team met meer mensen die op verschillende plekken hun werkzaamheden uitvoeren nu contact met elkaar?

Eerst E-mail of telefoon...

De twee primaire methoden daarvoor waren en zijn telefoon en e-mail. Je belt je collega op of je stuurt hem of haar een e-mail. Maar aan telefoon en e-mail kleven nadelen. Telefoon kan knap storend zijn voor de persoon die gebeld wordt. Misschien past het wel helemaal niet, zit hij net in een vergadering of is hij geconcentreerd bezig een blog te typen. En e-mail is ook niet ideaal. We worden doodgegooid met e-mails, het vreet veel te veel kostbare tijd en het is moeilijk om het overzicht te bewaren.

Toen WhatsApp...

Daar liepen wij uiteraard ook tegenaan, dus gingen we WhatsApp gebruiken. Iedereen heeft het en het is minder indringend dan een telefoongesprek en sneller opgesteld dan een hele e-mail. Bovendien reageren mensen over het algemeen sneller, smartphone-verslaafd als we zijn. We gingen groepen aanmaken, één groep per intern team. In no-time hadden we heel veel groepen en waren we veel aan het appen. En die groepen waren ook weer niet ideaal omdat een boodschap soms slechts aan een paar mensen gericht was. Bovendien ging het appen vaak ook ’s avonds door, waardoor je medewerkers stoort in hun privéleven.

Tot onze vrienden van Microsoft vorig jaar met hun nieuwe product uitkwamen: Microsoft Teams. Microsoft Teams is een chatgebaseerde samenwerkingstool, volledig geïntegreerd met hun Office 365 oplossing.

En nu Microsoft Teams!

Wat kun je met Microsoft Teams? Om te beginnen: je kunt ermee chatten. Ja leuk, maar dat kan natuurlijk ook wel met WhatsApp. Dat klopt maar Microsoft Teams kan veel meer. Zo kun je afhankelijk van het gespreksonderwerp aparte kanalen maken. Stel, je hebt een project waar een aantal medewerkers bij betrokken zijn. Dan maak je voor dat ene project een apart kanaal aan, waarin je alle communicatie centraliseert. Of een aparte discussie, deze hou je gewoon ook in het eigen kanaal. Veel overzichtelijker dan groepsgesprekken in WhatsApp, waarin alles door elkaar heen loopt en veel te veel mensen overspoeld worden met informatie die voor hen niet relevant is.


Binnen kanalen kun je ook bestanden delen zoals je Word, Excel of Powerpoint documenten. Dit alles kun je zowel vanaf je vaste PC of laptop doen, als vanaf je smartphone. En wil je vergaderen maar niet iedereen is in de gelegenheid om op kantoor te komen? Via de ingebouwde videochat kun je prima digitaal vergaderen: ook dit is iets wat wij regelmatig gebruiken. Zo hoef je voor één vergadering niet gelijk naar kantoor te komen maar kun je prima vanaf thuis meedoen.

Inmiddels is Microsoft Teams niet meer weg te denken bij Freez.it en heeft het een zeer grote communicatieverbetering tot gevolg gehad.

In onderstaande video zie je Microsoft Teams in actie:

Wil je een demonstratie of heb je belangstelling voor het gebruik van Microsoft Teams in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op, we kunnen dit probleemloos uitrollen binnen jouw organisatie.

Door Wouter op woensdag 28 november 2018