Werken met Todoist: deel 3

Zoals in mijn vorige blogs (Werken met Todoist Deel 1 en (Werken met Todoist Deel 2) beschreven zou ik nu inhoudelijk verdergaan op de inrichting van Todoist. Belofte maakt schuld dus bij deze. Happy reading.

Ik ga er in eerste instantie vanuit dat je de eerste toegang doet vanaf een vaste computer. Je hebt via de Todoist website inmiddels een account aangemaakt waarna je via dezelfde website kunt inloggen en je terechtkomt in je persoonlijke Todoist omgeving.

Om te beginnen...

Binnen Todoist heb je links bovenin 3 opties: Inbox, Vandaag en Komende 7 dagen.

De inbox is je basismap. Zeg maar het basisproject waarin je werkt. Alles wat je toevoegt komt standaard in je Inbox terecht. Vergelijk dit dus met het Postvak-IN van je e-mailprogramma. De optie 'Vandaag' betreft je To-do items die als deadline staan ingesteld op de dag van vandaag of eerder. Todo's die je gister niet hebt afgevinkt, die komen dus ook in 'Vandaag' weer naar voren. Komende 7 dagen betreft dus alle todo's waarbij staat ingesteld dat ze in één van de komende 7 dagen uitgevoerd moeten worden.

So far, so good.

Laten we eens een todo toevoegen. Dat kan heel simpel via de + knop bovenaan. Dit is de optie om snel een taak toe te voegen. Je kunt een titel opgeven en een datum. Deze datum staat standaard ingesteld op de dag van vandaag maar kun je uiteraard wijzigen. Wil je dus een reminder instellen dat je komende zaterdag even naar de bouwmarkt moet gaan, dan kun je dus de datum van aanstaande zaterdag selecteren waarna je op die dag zelf deze taak weer in je 'Vandaag' overzicht ziet verschijnen.

Slimme tags

Maar nu komt gelijk een leuke truc binnen Todoist naar voren: de slimme 'tags'. Todoist is slim en herkent veel zaken die je intikt.

Dus, in plaats van het invoeren van 'Verf kopen bij de bouwmarkt' en vervolgens via de datum-optie de todo op de eerstvolgende zaterdag in te plannen kun je dit ook gewoon intikken:

'Zaterdag verf kopen bij de bouwmarkt'

Todoist herkent de tekst 'zaterdag' en selecteert zelf de juiste datum om deze todo automatisch weer te laten verschijnen. Dat werkt in de praktijk veel sneller en gemakkelijker dan steeds handmatig een datum te selecteren. Todoist noemt dit zelf 'slimme datum-herkenning' en het is inderdaad behoorlijk 'slim'.

Als je bijvoorbeeld invoert 'Elke eerste van de maand mijn administratie verwerken', dan herkent Todoist dit en krijg je elke eerste van de maand dus deze todo te zien. Of 'Morgen die nieuwe leverancier even bellen'.

Hier enkele voorbeelden die Todoist herkent en vervolgens zelf goed inplant:

  • Elke dag
  • Elke ochtend (waarbij je automatisch om 9 uur 's ochtends de todo activeert)
  • Elke avond (elke dag om 19:00 uur)
  • Elke 3 dagen (om de 3 dagen, vanaf vandaag)
  • Elke maand (elke maand, vanaf vandaag)
  • Elke derde vrijdag (elke derde vrijdag van de maand)
  • Elke dag vanaf 8 juni

Soms wil je juist niet dat deze slimme herkenning de datum van je todo aanpast. Stel je voor dat je het volgende wilt inplannen: Maandelijks rapport opstellen op donderdag. Dan zal Todoist het woord 'Maandelijks' eruitvissen en vervolgens de Todo elke maand willen inplannen. Je kunt dit echter omzeilen. Als het woord 'Maandelijks' rood wordt, dan weet je dat het dientengevolge zal worden ingepland. Via backspace kun je dit echter ongedaan maken.

Verder kun je naast een dag ook een specifiek tijdstip meegeven bij een item. Als je bijvoorbeeld morgen om 09:30 herinnert wilt worden aan een specifiek item, dan tik je gewoon 'Morgen 09:30 Nieuwe klant opbellen' in als item waarna je morgen tijdig (vlak voor 09:30) automatisch een melding krijgt van deze todo.

Wat verder leuk is om te weten is dat je naast datum en tijd ook een locatie aan een todo kunt hangen. Via de GPS optie van je smartphone kun je dan de todo 'triggeren' om te verschijnen zodra je vlakbij de betreffende locatie bent. Zelf heb ik dit een tijdje gebruikt voor de boodschappen. Ik had een todo item met daarin de benodigde boodschappen, gekoppeld aan de locatie van de Albert Heijn. Zodra ik de parkeerplaats opreed sprong dit lijstje automatisch omhoog. Maar uiteraard is dit ook te gebruiken voor meer serieuze zaken.

Uiteraard is het zo dat todo's die je via de website van Todoist inplant dan ook gelijk zichtbaar zijn in de Todoist app op je smartphone.

In dit blog heb ik dus duidelijk gemaakt hoe je todo's invoert en hoe de slimme datum- en locatiefuncties werken binnen Todoist. In een volgend blog ga ik verder in op het werken met Projecten binnen Todoist!

Door Wouter op woensdag 3 april 2019