Werken met Todoist: deel 4

Na deel 1, deel 2 en deel 3 in mijn serie over Todoist, hierbij deel 4. Ditmaal hebben we het over Projecten binnen Todoist.

Projecten

Projecten gebruik je binnen Todoist om vergelijkbare todo's te bundelen. Om todo's binnen een project een deadline mee te geven voeg je een datum toe aan je todo, zoals in ons vorige blog uitgelegd. Een project kan dus bestaan uit todo's zonder datum en met een datum.

Allereerst voeg je binnen Todoist aan de linkerkant een project toe. Bijvoorbeeld 'Marketing'. Geef je project een kleurtje en je eerste project is toegevoegd. Nu is het tijd om todo's toe te voegen aan je project. Dit kun je op twee manieren doen. Mogelijkheid één is dat je het project opent en dan via de + Taak toevoegen optie gelijk een todo toevoegt. Hier kun je dus gelijk een deadline aan meegeven, simpelweg door het toevoegen van een datum, dag of tijdstip.

Je kunt ook een todo toevoegen aan een specifiek project, zonder eerst dit project op te zoeken en te openen. Standaard opent Todoist met het 'Vandaag' overzicht. Dit zijn dus alle todo's uit alle projecten die als deadline vandaag (of eerder dan vandaag) hadden. Stel, je hebt een spontaan idee voor je marketing en wilt dat gelijk toevoegen. Dan kun je ook kiezen voor de + knop bovenaan, om snel een item toe te voegen. Door het invoeren van een # kun je gelijk de todo in het juiste project invoeren.

Voor bijvoorbeeld in: Nieuwsbrief versturen #Marketing morgen

Je krijgt nu gelijk een nieuwe todo met als naam 'Nieuwsbrief versturen' in je project Marketing met als deadline morgen.

Voer je via deze 'snel toevoegen' optie een todo toe zonder dit aan een project te koppelen, dan wordt deze todo in je 'Inbox' geplaatst. Zie deze inbox dus (net als in je Outlook) als een vergaarbak van ongesorteerde items. Ik raad je aan om je inbox zo schoon mogelijk (of het liefst helemaal leeg) te houden. Maak voor jezelf een goede 'mappenstructuur' middels het aanmaken van Projecten en voeg je todo's zoveel als mogelijk toe aan het juiste project.

Je kunt in projecten ook zogenaamde subprojecten toevoegen, om een verdere finetuning te realiseren van je todo's.

Zo heb ik zelf eigenlijk maar twee 'hoofdprojecten': Freez.it en Privé. Onder deze hoofdprojecten heb ik een veelvoud van subprojecten geplaatst. Als ik een todo toevoeg kies ik eigenlijk nooit eerst het juiste project maar voeg gewoon snel een nieuwe todo toe via de 'quick add' optie bovenaan en selecteer dan door het invoeren van een # wel het juiste project.

Projecten kun je eventueel ook delen met andere Todoist gebruikers. Zo kun je met meerdere accounts in hetzelfde project todo's beheren.

Binnen een project kun je je todo's ook nog prioriteren. Klik hiervoor op de ... achter een item en kies de Prioriteit optie. Je ziet hier vier vlaggetjes, van prioriteit 1 tot en met 4. Standaard staat alles op prioriteit 4 maar op deze manier kun je bepaalde todo's 'highlighten' omdat ze een hogere prioriteit hebben. Persoonlijk gebruik ik dit zelden, ik geef todo's met prioriteit gewoon een deadline mee zodat ze vanzelf wel in mijn 'Vandaag' scherm naar boven komen als ik ze moet behandelen maar dat is een stukje persoonlijke voorkeur.

Ben je uiteindelijk klaar met een project? Dan kun je het archiveren. Dit doe je door te kiezen voor de drie stippen na de projectnaam en hier te kiezen voor 'Project archiveren'.

In een volgend blog ga ik je nog tips en trucs voor het werken met Todoist uitleggen. Voor nu: veel productiviteitsplezier toegewenst!

Door Wouter op vrijdag 19 april 2019