Werken met Todoist: deel 5

Na mijn eerdere 4 blogs over Todoist ga ik in dit deel wat meer de diepte in. Ik wil het hier hebben over de zogenaamde Eisenhower matrix en hoe dit je kan helpen in het prioriteren van je werkzaamheden.

Als je slechts een paar 'todo's' open hebt staan, dan is het vrij simpel om te bepalen waar je eerst aan gaat beginnen. Maar in onze drukke levens blijft het waarschijnlijk niet bij die paar dingen maar breidt je lijst steeds verder uit. Het risico bestaat dan al snel dat je door de bomen het bos niet meer ziet en uiteindelijk juist minder productief wordt. Je weet simpelweg niet waar te beginnen.

Hiervoor is de Eisenhower matrix een goed hulpmiddel. De Eisenhower matrix is bedacht door Dwight D. Eisenhower, bekend als president van Amerika en opperbevelhebber van de geallieerden tijdens de Tweede Wereldoorlog. Zijn idee ging uit van twee termen: urgent en belangrijk. Het leek alsof alles wat op hem afkwam urgent en ook belangrijk was maar dat bleek niet zo te zijn. Het zijn zelfs twee begrippen die vaak tegengesteld zijn. Urgente zaken zijn vaak minder belangrijk en belangrijke zaken zijn vaak minder urgent.

Eisenhower bedacht een systeem met vier kwadranten:

  • Belangrijk en urgent
  • Belangrijk en niet urgent
  • Niet belangrijk, urgent
  • Niet belangrijk en niet urgent

De kunst is om elke activiteit die je moet doen gelijk in te schalen in één van deze kwadranten. Hiermee maak je het jezelf veel gemakkelijker om te bepalen waar je eerst aandacht aan moet besteden. Grafisch gezien ziet de Eisenhower matrix er als volgt uit:

eisenhower

Kwadrant 1: Belangrijk en urgent

Dit zijn dus belangrijke zaken die ook nog eens urgent zijn. Er is dus tijdsdruk en het resultaat is erg belangrijk. Om een voorbeeld te geven: een klant belt ons dat hun server is gecrashed en hun bedrijf plat ligt. Dit is voor ons dus een activiteit die in kwadrant 1 thuishoort. En het is zeer belangrijk, en er is een hoge mate van urgentie.

Deze activiteiten pak je dus altijd als eerste op. Het kernwoord hier is 'Doen'.

Kwadrant 2: Belangrijk en niet urgent

Belangrijke zaken die echt gedaan moeten worden maar ze hoeven niet op stel en sprong te worden uitgevoerd. Todo's die aan deze criteria voldoen horen in dit kwadrant thuis. Om weer een voorbeeld te geven: De klant wil van ons een overzicht ontvangen met daarop de waarde van al zijn ICT bezittingen, dit voor hun verzekering. Zeker belangrijk maar dat hoeft niet persé vandaag te worden gedaan. Morgen of begin volgende week is ook prima. Vergeet dit vervolgens echter niet in te plannen, anders wordt het alsnog urgent en breng je jezelf in de knoei.

Het belangrijkste kernwoord hier is 'Plannen'

Kwadrant 3: Niet belangrijk, urgent

Dit is een lastige. Zaken die wel urgent zijn maar uiteindelijk voor jou persoonlijk niet heel belangrijk. Om gelijk met een voorbeeld te beginnen: jou wordt gevraagd te assisteren bij een voor de klant urgente klus. Voor jou persoonlijk is het echter minder belangrijk en qua planning zit je reeds behoorlijk vol. Eigenlijk kun je dit er even niet bij hebben nu, omdat dit dan ten koste gaat van andere werkzaamheden die in kwadrant 1 of 2 zitten bij jou. Probeer hierbij vooral te delegeren naar een collega.

Dat is dus ook het kernwoord hier: "Delegeren"

Kwadrant 4: Niet belangrijk, niet urgent

Dit is een leuke. Je hebt niet belangrijke todo's en ze zijn ook nog eens niet urgent. Dit zijn dus je minst belangrijke todo's. Je kunt er twee dingen mee doen: of je laat ze eerst gewoon liggen met als gevolg dat veel zaken zichzelf wel oplossen zonder jouw aandacht. Of je elimineert ze gewoon omdat ze voor jou geen prio hebben en voor jou ook niet belangrijk zijn. Hier kun je dus gemakkelijk tijdwinst behalen. Om een voorbeeld te geven: onder werktijd op social media zitten. Niet belangrijk, niet urgent en dus overbodig. Beter om dit gewoon te elimineren. Zonde van je tijd en het gaat ten koste van je belangrijke werkzaamheden. Of een e-mail die rondgaat naar meerdere collega's waarbij jij in de CC staat. De mail is niet direct aan jou gericht, waarschijnlijk is het ook niet eens echt belangrijk voor jou. Gewoon niks mee doen is mijn advies. Het lost zichzelf meestal wel op en mocht jouw inzet toch nodig zijn, dan mailt men wel direct naar jou waarna het ineens in een ander kwadrant thuishoort. Dan kun je het dus alsnog in kwadrant 1 of 2 plaatsen.

Het kernwoord hier is dus: "Elimineren".

Samengevat

Met de Eisenhower matrix kun je dus op een eenvoudige manier bepalen in welk kwadrant een todo thuishoort. Door bijvoorbeeld met behulp van labels elk item gelijk in te delen in het juiste kwadrant maak je het jezelf veel gemakkelijker om zaken te prioriteren. Je zou binnen Todoist dus vier labels kunnen aanmaken die passen bij elk kwadrant en elk item gelijk het juiste label mee te geven.

Zaken die urgent en belangrijk zijn pak je dus gelijk op. Items die belangrijk maar (nu) niet urgent zijn plan je in. Items die voor jou niet belangrijk maar wel urgent zijn probeer je te delegeren en todo's die zowel niet belangrijk als ook niet urgent zijn schuif je op de lange baan of elimineer je gewoon gelijk.

De Eisenhower matrix methode is dus niet iets wat specifiek voor Todoist geldt (de oude Dwight had immers ook geen Todoist!) maar wel iets wat je uitstekend kunt toepassen binnen Todoist (of elke andere Todo manager of binnen je projectbeheer). Ik geef je als tip en huiswerk mee om dit eens een week te proberen. Probeer alles wat op je afkomt in een week volgens de methodiek in te delen (en leg het natuurlijk vast in je todo-app in plaats dat je het probeert te onthouden). Elk verzoek, elk idee, elke e-mail die je krijgt wijs je toe aan een kwadrant. Vervolgens zul je waarschijnlijk zien dat het behoorlijk helder wordt waar je je kostbare tijd aan dient te besteden op dat moment.

Succes!

Door Wouter op woensdag 1 mei 2019