Werken met Todoist: deel 2

Zoals in mijn vorige blog reeds genoemd schrijf ik een serie blogs over mijn favoriete digitale tool Todoist. In dit 'deel 2' blog ga ik dieper in op het werken met Todoist.

Agenda en Todo: de verschillen

Om te beginnen wil ik een onderscheid duidelijk maken. Todoist is géén agenda. Een agenda en een todo-systeem zijn in mijn ogen twee verschillende dingen. Ik ga ook anders om met mijn agenda dan met mijn todo-systeem.

Een agenda bestaat uit vaste afspraken, die op een vooraf bepaald tijdstip plaatsvinden, vaak op een bepaalde locatie. Als ik een afspraak met een klant of leverancier plan, dan plan ik dat in mijn agenda in. Die afspraak is voor aanstaande maandag om 10:00 's ochtends bij de klant op locatie. Dat is een vast gegeven. 10 uur is 10 uur, je komt dus niet om 11:00 of de volgende dag nog eens opdagen. Afspraken in de agenda zijn in zekere zin dus 'heilig'. Daar wijk je niet vanaf, onvoorziene omstandigheden daargelaten.

Mijn weekplanning begint dus met mijn agenda. Dat zijn de vaste momenten in de week met daartussen vrije ruimte. Ruimte die je kunt gebruiken voor al je overige zaken die ook moeten gebeuren. En die vrije ruimte, die vul ik in met todo's. Todo's zijn bij mij dus zaken die moeten gebeuren maar niet direct een specifieke deadline hebben. Of beter gezegd: ze hebben vaak wel een deadline maar ze hoeven niet persé op een exacte datum of tijd plaats te vinden.

Zoals in mijn vorige blog ook genoemd is het menselijk brein niet erg geschikt om dingen te onthouden. Daarom gebruik en beschouw ik Todoist feitelijk als 'mijn tweede brein'. Om na te denken met een heldere geest is het belangrijk je hoofd zoveel mogelijk leeg te houden en alle 'ruis' elders op te slaan. Ik zet dus zoveel mogelijk ideeën, plannen en losse dingen in Todoist. Dat helpt mij enerzijds om dingen niet te vergeten maar anderzijds dus ook om beter na te kunnen denken. Het mes snijdt dus aan twee kanten.

Zorg voor gemakkelijke toegang

Om dit soort zaken gemakkelijk te kunnen vastleggen is het allereerst van belangrijk dat je zeer snel en gemakkelijk toegang hebt tot je todo-systeem. Je moet niet eerst 5 handelingen moeten doen om iets te kunnen registreren. Hoe hoger de drempel, hoe minder de kans dat je structureel dingen vastlegt. Daarom is een goede voorbereiding van belang.

Toegang tot Todoist is bij mij op twee manieren mogelijk. Ofwel via mijn webbrowser, waarbij ik Todoist als snelkoppeling in de favorietenbalk van mijn webbrowser heb opgeslagen, oftwel via de mobiele app op mijn iPhone. Het komt er in de praktijk op neer dat ik vooral veel invoer via mijn telefoon. En dat is niet verrassend omdat je je telefoon nu éénmaal vaak bij je hebt. Dat bedoel ik met lage drempels: het is gemakkelijk om snel even je telefoon te pakken om een 'todo' te registreren. De Todoist app is dus te vinden op het beginscherm van mijn iPhone, voor maximaal snelle toegang. Ik hoef niet eerst 3 schermen door te swipen of mapjes te openen om te zoeken naar Todoist. Nee, de drempel moet wederom zo laag mogelijk zijn. Zorg dat je de app heel snel kunt openen op je telefoon.

E-mail out, Todoist in...

Een tip: vervang de e-mail knop op het beginscherm van je telefoon (die daar standaard staat) door de Todoist knop. Sowieso is je todo-app vele malen belangrijker dan je e-mailapp, dat is tenminste een persoonlijke overtuiging van mij. Todo's in je todo-app (zoals Todoist) zijn zaken die jij erin hebt gezet. Jij hebt bepaald wat je hebt ingevoerd en wat je wilt en moet doen. Bij e-mail is dat andersom, dat zijn anderen die jou vertellen wat je moet doen. Niet voor niets dat e-mail wel eens 'andermans todo-lijst' wordt genoemd. Om productief te zijn is het belangrijk om vooral je eigen planning te volgen, om zelf de touwtjes in handen te houden. Daarom is in mijn ogen je Todo systeem altijd belangrijker dan je e-mail. Maar ik dwaal iets af...

Gebruik je spraakassistent

Leuk en aardig zul je zeggen, die app op je telefoon maar je zit net als mij ook wel eens in de auto, en ook op zulke momenten springen er vaak spontaan gedachten of ideeën omhoog. Niet erg veilig (en bovendien verboden) om dan met je smartphone te prutsen om een item toe te voegen. Daarvoor brengt Siri uitweg. Ik heb mijn iPhone ingesteld dat deze reageert op 'Hey Siri'. Siri is vervolgens weer gekoppeld aan Todoist en herkent dus commando's. Onder het rijden kan ik dus roepen 'Hey Siri, 'e-mail sturen naar die nieuwe leverancier' toevoegen in Todoist'. Ik gebruik dit regelmatig. Maak niet de fout om te denken dat je je idee wel onthoudt tot het einde van je autorit. De kans is groot dat je het dan alweer vergeten bent. En Siri is nog slimmer: je kunt ook meer commando's geven zoals 'Geef mij alle taken voor vandaag in Todoist'. Siri leest dan voor wat er voor vandaag in je Todoist staat, zonder dat je je ogen van de weg hoeft te halen.

Door deze twee slimme manieren om Todoist zeer simpel toegankelijk te maken heb je voldaan aan de basisvoorwaarden van een succesvol Todo-systeem. Het is hiermee bijna altijd zeer gemakkelijk en snel mogelijk om toegang te krijgen tot je Todo-lijst. Zowel voor invoer van nieuwe items als het raadplegen van je openstaande Todo's.

In het volgende blog ga ik in op de inrichting van Todoist. Stay tuned!

Door Wouter op vrijdag 22 maart 2019